Maioria dos ministérios não realiza gestão de documentos
06/03/2018
Pesquisa do Observatório de Documentos Digitais evidencia que a aprovação do PL 7.920/2017 leva ao desperdício de recursos públicos, com a digitalização de documentos que já poderiam ter sido eliminados
O infográfico abaixo apresenta alguns dados levantados no ano de 2017 sobre a gestão de documentos nos ministérios brasileiros. A maioria dos ministérios ainda não conta com uma política de gestão de documentos oficialmente instituída, deixando margem para que não se alcancem os benefícios trazidos pela mesma: agilidade da recuperação da informação, racionalização dos espaços para guarda de documentos, apoio na tomada de decisão das gestões ministeriais, não acumulação de massas documentais desordenadas etc.
Além disso, verificou-se que nos últimos 5 (cinco) anos, mais da metade dos ministérios não realizou a eliminação de documentos, o que imediatamente remete para a existência de massas documentais acumuladas.
Enquanto o PL n° 7920/2017, que visa a eliminação de documentos originais após a sua digitalização, tramita tendo como uma de suas principais justificativas a necessidade de "economizar em armazenamento de documentos em papel", em contrapartida muitos dos ministérios sequer realizam a eliminação de documentos, incorrendo em uma lógica que gera desperdício de recursos públicos: digitalizar documentos que já poderiam ter sido eliminados.
De forma geral, a pesquisa demonstra que a gestão de documentos não é algo consolidado na maioria dos ministérios, mesmo sendo prevista em lei. É preciso identificar os fatores que sustentam esse cenário de atraso dos órgãos públicos quanto à gestão de documentos, de modo a propor soluções que tragam melhorias à execução das atividades administrativas públicas, além de garantir que os documentos sirvam à sociedade em geral como subsídios para o seu conhecimento e desenvolvimento.
Informações mais aprofundadas da pesquisa podem ser consultadas na seção "Pesquisas" do Observatório:
https://observatoriodedocumentosdigitais.wordpress.com/gestao-e-preservacao-de-documentos-nos-ministerios/