Ter a informação sem queimar o arquivo: desmaterializar a criação de documentos

O Projeto de Lei 7.920/17, número que recebeu na Câmara Federal após ter sido aprovado no plenário do senado sob o número 146/07 aprovado no último 14/06/2017 foi intitulado como o projeto da Queima de Arquivo. E não é à toa: ele de fato fala em eliminação de documentos originais após a sua digitalização. 

O projeto estabelece critérios sobre a digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou digital, e a reprodução dos documentos particulares e públicos arquivados, estes de órgãos públicos federais, estaduais e municipais, e de entidades integrantes da administração pública indireta das três esferas de poder político. Por trata-se necessariamente de uma questão técnica mas que possui uma aplicação política e nesse quesito é quase como passar um cheque em branco para os políticos que fazem a gestão do estado brasileiro. Em que pese uma época de república instável, preocupa-me muito a utilização da lei nos órgãos e empresas públicas que ainda não possuem a gestão arquivística de documentos implementadas, principalmente pelas falhas técnicas e conceituais que possui o projeto. A digitalização de documentos a serem eliminados só funciona em ambientes onde há garantias de custódia e de aplicação da gestão arquivística. 

É importante debater alguns aspectos técnicos que estão sendo destacados pela comunidade arquivística brasileira: a insegurança jurídica e a confusão de conceitos por parte do projeto. Quanto aos conceitos, ele claramente desconsidera metodologias certificadas e a própria ciência da informação internacional ao equiparar a informação com o documento. Ao alterar o Art. 2 da Lei no 12.682, o PL 7920 iguala duas entidades diferentes: informação e documento. Ela diz que o "documento digitalizado" terá o mesmo valor legal do documento não digital que lhe deu origem para todos os fins de direito. Sabemos que uma digitalização é informação, mas isto não é documento. 

Documento atesta, é a verdade expressa, sendo o resultado de uma ação realizada em um contexto que usou ou gerou este documento. Já a informação é estruturação de dados e que podem representar uma modificação (quantitativa ou qualitativa) no conhecimento de um sistema ou pessoas. O projeto iguala a informação arquivística, ancorada na representação digital de um documento, com a capacidade de substituir ao original, desconsiderando a diplomática que é uma disciplina científica utilizada por diversas áreas como direito, história, documentação e arquivística. Cabe ressaltar sobre o modelo arquivístico nacional elaborado pelo CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) de sistema de gestão (Sigad-sistema informacional de gestão de documentos-ou ECM arquivístico) integrado ao sistema de preservação e custódia definitiva (repositório digital confiável-RDC-Arq), possibilita a separação da informação da estrutura do documento. 

Por este modelo o documento original e autêntico (com seus metadados completos) está preservado no "storage" do repositório digital, onde são armazenados os pacotes de arquivamento de informação, conforme o modelo OAIS (Open Archival Information System). O modelo OAIS aplicado nos RDC-Arq, usa o modelo BagIt para criar os pacotes informacionais, que são utilizados pela gestão da preservação digital. Ele possui três coomponentes: os pacotes de submissão, os pacotes de arquivamento e os pacotes de difusão. Então na prática a área arquivística já cria a figura do pacote de difusão de informação (PDI), para que seja a informação arquivística a ser acessada em qualquer ambiente gerencial que precise consumir esta informação para a tomada de decisão. Dessa forma são custodiados os documentos que precisam cumprir o seu prazo de guarda legal, são documentos digitais de longo prazo, num repositório seguro, mas fornecendo acesso em tempo real à informações para a tomada de decisão. Certos documentos, por questão de direito tem prazo de temporalidade alongados, como por exemplo o prontuário de funcionário que tem um prazo de guarda de 101 anos. 

Cabe ainda falar que a insegurança jurídica, surge quando uma prova não pode ser considerada confiável e, assim, causa instabilidade da coisa julgada. Hoje o representante digital já é aceito em processos judiciários até com uma certa normalidade, porém a sua autenticidade deve ser verificável e comprovada assim que solicitado por qualquer parte envolvida num julgamento, o que pode levar ao exame pericial (arts. 430 a 433 da Lei 13.105/2015 novo CPC-código do processo civil). Esta confiabilidade só é aferida em documentos que sejam originais (sejam físicos ou natodigitais). A confiança no documento digital é maior que a autenticação aplicada, é dada por meio de uma gestão ininterrupta no arquivo, pela presença de metadados completos e pela auditabilidade de sua autenticidade. Para o direito a prova documental sempre é evidenciada por um documento autêntico, seguindo os princípios diplomáticos, cujo é composto por características intrínsecas e extrínsecas, sendo informação registrada num suporte de forma indissociável. Suas características extrínseca são sua estrutura física e a forma de sua configuração de acordo com o sistema ao registrar a mensagem. Já as características intrínsecas têm a ver com o conteúdo, a atividade ou o assunto que o documento apoiou, assim como com a sua proveniência e função executada, neste caso é avaliada até a linguagem do conteúdo. 

Porém nada disso está sendo considerado pelo projeto de lei, onde uma cópia autenticada valerá para comprovar o que este documento atesta. Porém, ao ser utilizado no processo jurídico um juiz pode não concordar em utilizar a informação como prova, já que ela não traz as características diplomáticas de um documento. Um representante digital mesmo que autenticado não possui as condições de ser rastreado, não possui as características extrínsecas e somente algumas das intrínsecas. E um juiz considera as condições diplomáticas completas de um documento para confiar na sua autenticidade. Não tendo isto, caberá a ele confiar ou não numa informação autenticada, causando insegurança para direitos a serem comprovados. 

Ao desmaterializar o documento estamos criando uma informação sobre este, conhecida como derivativa ou representante digital. Como já dito antes, pelo modelo OAIS esse representante digital nada mais é do que uma informação contida num pacote de difusão de informação. Tal objeto é dotado de capacidade de representar as informações textuais de um documento, mas não as características diplomáticas que nos natodigitais são os metadados gerados e gravados desde a criação do documento. Nos documentos em papel é a própria folha, desde sua composição que mostra aspectos de autenticidade para o documento. Sendo assim, trata-se de informação arquivística, mas não de um documento. 

A gestão de documentos arquivísticos é realizada pela utilização dos instrumentos arquivísticos: os planos de classificação e tabela de temporalidade. Feito isso, é realizado o processo de avaliação documental e consequente designação (se guarda intermediária ou definitiva). Ja a gestão da informação é feita por meio de sistemas com informações e sua classificação, seja suas tags ou taxonomias navegacionais. A gestão de conteúdo ainda incorpora uma série de recursos aplicáveis à gestão da informação. Logo, é necessário gerir plataformas informacionais que incorporem a gestão de documentos (seja digitalizado ou natodigitais) e também sistemas de gestão da informação com seus dashboards, temas e acesso ao conteúdo que se precisa para a tomada de decisão. 

Assim, o documento digitalizado (o representante digital de um documento) pode ser um documento autenticado mas nunca será um documento autêntico por não possuir as características diplomáticas. O foco da chamada desmaterialização portanto deveria ser o do aumento da criação de documentos natodigitais na maioria dos sistemas da informação (de documentos e de conhecimento). Estes seriam resultado da virtualização de processos, algo que não é feito de forma assertiva na estrutura estatal em nenhum nivel. O mais comum, geralmente, são sistemas que não se conversam, que sobrepõem funcionalidades ao invés de suportar os workflows e os documentos originados. 

Vale dizer que já temos uma base metodológica para a gestão arquivística de documentos e que envolve o modelo SIGAD (definido pelo E-Arq Brasil) + RDC-Arq, criada pelo CONARQ e que deve ser aplicada pela área pública, mas anda hoje a passos lentos. Aliás, ainda não há uma política de gestão documental efetiva estabelecida a nível federal, mas sim algumas ações pontuais e sem conexão. O PLS aprovado no senado deveria ser para discutir a viabilidade deste modelo. Em 2007, quando concebido pela primeira vez, a digitalização de fato era uma tecnologia que estava sendo experimentada, com novo sistemas e usos. Porém dez anos depois, os profissionais da informação -bibliotecários, arquivistas, documentalistas - sabem de sua importancia e de sua utilização para o acesso à informação, principalmente considerando a preservação de originais. Mas não este não acreditam só na digitalização, pois sabem que são necessárias as atividades do chamado processamento técnico, que é a aplicação pratica da gestão. 

Por fim, acredito ser desnecessário comparar custos de guarda de documentos em depósitos terceirizados e custos de preservação digital. O maior argumento para a aprovação do projeto no Senado foi a tal economia. Não há comparação. Afinal a preservação digital e a guarda de informação digital a longo prazo acompanha o processo mercadológico de renovação de plataformas tecnológicas da indústria de softwares, além de todo custo de armazenamento, acesso e infraestrutura computacional. São custos diferentes e necessários: um trata de documentos em papel que garantem direitos armazenados em espaços físicos a longo prazo e que podem compor o patrimônio documental e outro trata de informação e acesso, de insumo para a inteligência e conhecimento empresarial, usado para a tomada de decisão. 

A produção de documentos em papel deve ser diminuída e a desmaterialização, portanto, deve ser a digitalização de atividades e processos que geram documentos natodigitais como feito pela Austrália e Canadá, por exemplo, que hoje são estados completamente digitais. Ao contrário da proposta tupiniquim da criação de representantes digitais em ambientes sem gestão e cumprindo funções não vistas em nenhum outro país do mundo.

FONTE: https://pages.docmanagement.com.br/edicao-62

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